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Cos’è la sincronizzazione e condivisione sicura dei file aziendali (EFSS)?

La sincronizzazione e condivisione sicura dei file aziendali (Enterprise File Sync and Sharing, EFSS) è un servizio software che consente agli utenti di condividere e sincronizzare in modo sicuro file, documenti, foto e video con i dipendenti, i partner o i clienti su più dispositivi. I servizi EFSS consentono alle organizzazioni di utilizzare lo storage in locale o sul cloud in base alle esigenze di sicurezza o conformità. Molte organizzazioni adottano le tecnologie EFSS per impedire ai dipendenti di utilizzare applicazioni di livello consumer per la condivisione dei file; infatti, il reparto IT non è in grado di gestirle, né di controllarle.

I servizi EFSS a volte includono funzionalità di workflow che consentono agli utenti di modificare file, inserire commenti e tenere traccia delle versioni dei documenti. Le funzionalità per la sicurezza includono l’autenticazione, la crittografia dei dati e la containerizzazione. Alcuni servizi consentono al reparto IT persino di impostare policy di accesso granulari per controllare chi è autorizzato all'accesso e a cosa.

Vantaggi della sincronizzazione e condivisione di file aziendali

Condivisione sicura dei file

Quando le aziende non forniscono un proprio servizio di sincronizzazione e condivisione dei file, spesso accade che i dipendenti finiscono per utilizzare gli strumenti personali con cui hanno maggiore familiarità. In tal caso il reparto IT non ha alcun controllo sul modo in cui i dati vengono archiviati o condivisi, e talvolta scopre una compromissione dei dati quando ormai è troppo tardi. Il rischio può essere ancora più elevato quando i dipendenti utilizzano i propri strumenti per condividere file con terze parti.

Un servizio EFSS coniuga la convenienza e la semplicità di un servizio personale di condivisione di file con le funzionalità orientate all’impresa, con lo scopo di aumentare la produttività e al contempo offrire maggiore sicurezza, flessibilità e controllo al reparto IT. Alcuni servizi includono attività avanzate di controllo della sicurezza e della conformità alle normative, tra cui:

  • Opzioni di storage in locale o sul cloud 
  • Controllo granulare degli accessi, protocolli di autenticazione sicura e policy di autorizzazione
  • Cancellazione remota, blocco del dispositivo, protezione tramite passcode, whitelist/blacklist e policy di scadenza dei dati 
  • Monitoraggio e auditing in tempo reale delle attività degli utenti
  • Integrazione con i servizi di directory aziendali per semplificare l’autenticazione e il provisioning degli utenti 
  • Restrizioni per il download e l’upload, date di scadenza dei file e accesso limitato in base alla posizione nella rete

Accesso da ogni luogo

Per svolgere il proprio lavoro, le persone non sono più limitate a un singolo dispositivo di proprietà aziendale o a un determinato ufficio. La forza lavoro di oggi è sempre più mobile e si aspetta di essere in grado di accedere a ciò di cui ha bisogno, da qualsiasi dispositivo o posizione, con un’esperienza di livello consumer.

I servizi EFSS consentono di adottare stili di lavoro mobile, permettendo agli utenti di sincronizzare i file su tutti i loro dispositivi e di accedere facilmente a ciò di cui hanno bisogno, da qualsiasi luogo.

Prevenzione della perdita di dati e disaster recovery

Quando i dati vengono archiviati e gestiti centralmente tramite un servizio EFSS, sono protetti in modo migliore da varie minacce: perdita di dati, attacchi informatici, dispositivi persi o rubati, o errori dei dipendenti. I servizi EFSS semplificano il backup e la protezione dei dati.

Workflow e strumenti di collaborazione per i documenti

Sempre più servizi EFSS si stanno evolvendo per includere funzionalità relative alla collaborazione e ai workflow, tra cui:

  • Gestione dei documenti per garantire lo scambio sicuro di documenti interni ed esterni, inclusi contratti, proposte, strumenti di training, documentazione per l’onboarding, revisioni delle prestazioni, materiale di marketing, presentazioni per la vendita e informazioni sui prodotti
  • Firme elettroniche giuridicamente vincolanti
  • Notifiche automatizzate per ricordare agli utenti di rivedere e/o approvare le richieste
  • Automazione del workflow con processi integrati di feedback e approvazione, e co-authoring
  • Controllo della versione in modo che i dipendenti possano tenere traccia delle modifiche dei documenti su più fonti e dispositivi

Scoprite maggiori informazioni su come Citrix può aiutarvi con l’EFSS o la content collaboration.

Risorse aggiuntive:

Produttività mobile e sincronizzazione, e condivisione dei file
Garantire la condivisione sicura dei file e lo storage
Opzioni flessibili per lo storage dei dati con l’EFSS
Scalabilità aziendale e content collaboration